Introduction et cadre légal

La présente politique de confidentialité vise à informer les utilisateurs du site diagsphere.fr et des services de DIAGSPHERE sur les modalités de collecte, d’utilisation, de conservation et de protection de leurs données personnelles. DIAGSPHERE s’engage à respecter la réglementation applicable en matière de protection des données personnelles, notamment la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée (dite loi “Informatique et Libertés”) et le Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD).

En utilisant notre site et nos services de diagnostics immobiliers, vous acceptez les pratiques décrites ci-après. Nous pourrons mettre à jour cette politique en fonction des évolutions légales ou techniques, et nous vous invitons à la consulter régulièrement.

Responsable du traitement

Le responsable du traitement de vos données personnelles est :

DIAGSPHERE – Société par actions simplifiée (SAS) au capital de 1 000 €, immatriculée au RCS de Caen sous le n° 990 398 349, dont le siège social est situé 16 Passage d’Escoville, 14000 Caen, France.

Le directeur de la publication du site est le gérant de DIAGSPHERE. Vous pouvez nous contacter pour toute question relative à vos données (voir section Contact ci-dessous).

Données collectées

Dans le cadre de notre activité (demande de devis en ligne, prise de rendez-vous, réalisation des diagnostics, facturation, etc.), nous sommes amenés à collecter et traiter différentes catégories de données à caractère personnel :

• Données d’identification : nom et prénom (du propriétaire ou du client demandeur), civilité éventuelle.
• Coordonnées de contact : adresse email, numéro de téléphone, adresse postale (par exemple adresse de facturation ou de correspondance).
• Informations sur le bien immobilier : adresse du bien à diagnostiquer, type de bien (maison, appartement, local…), caractéristiques utiles à la réalisation du diagnostic (surface, année de construction, nombre de pièces, etc.).
• Données relatives à la prestation : type(s) de diagnostic souhaité(s) ou commandé(s) (DPE, amiante, électricité, gaz, plomb, etc.), date et horaire de rendez-vous souhaités, commentaires éventuels que vous nous fournissez (ex. accès au logement, contraintes particulières).
• Données de clientèle professionnelle : si vous êtes un client professionnel (agence immobilière, syndic, entreprise…), nous collectons également les informations liées à votre entreprise (dénomination, adresse, SIRET, TVA, nom et coordonnées de la personne de contact, etc.) nécessaires à la gestion de la relation commerciale et à la facturation.
• Données de paiement : le cas échéant, lors d’un paiement en ligne, les informations de transaction (montant, date, référence de paiement) sont traitées. ⚠️ Note : les données de carte bancaire sont traitées directement par notre prestataire de paiement sécurisé et ne sont pas conservées par DIAGSPHERE (voir ci-dessous « Destinataires des données »).
• Données techniques de navigation : lorsque vous naviguez sur notre site, certaines données peuvent être collectées automatiquement par le serveur ou les services tiers utilisés (ex. l’adresse IP de votre terminal, le type et la version de votre navigateur, le système d’exploitation utilisé, la date et l’heure de la connexion). Ces informations techniques sont collectées pour assurer la sécurité du site et des opérations (logs de connexion), ou à des fins purement statistiques anonymisées (ex. nombre de visites) si applicable.

Cookies : Notre site n’utilise aucun cookie publicitaire ou de suivi analytique de type Google Analytics (nous n’effectuons pas de profilage marketing de nos visiteurs). Seuls des cookies techniques indispensables au fonctionnement du site et de nos services en ligne peuvent être déposés sur votre terminal, par exemple pour maintenir votre session utilisateur ouverte ou mémoriser vos préférences d’affichage. Ces cookies « essentiels » ne contiennent pas de données personnelles sensibles et ne requièrent pas de consentement préalable car ils sont nécessaires pour naviguer sur le site correctement. Vous pouvez toutefois configurer votre navigateur pour bloquer les cookies ; notez que cela pourrait perturber le fonctionnement de certains services (par exemple l’outil de prise de rendez-vous en ligne).

Finalités du traitement

Nous collectons et utilisons vos données personnelles uniquement pour des finalités déterminées, explicites et légitimes. En particulier, vos données sont traitées pour :

• Fourniture de nos services de diagnostic immobilier : traitement des demandes de devis, organisation des rendez-vous, réalisation des diagnostics sur site, rédaction et remise des rapports correspondants. Ceci inclut la communication avec vous pour préparer l’intervention (confirmation de RDV, informations pratiques) et pour vous envoyer les résultats du diagnostic.
• Gestion administrative et facturation : établissement des devis et contrats, facturation des prestations, comptabilité, gestion des paiements et éventuels impayés, suivi client après intervention (service après-vente, gestion des réclamations).
• Obligations légales et réglementaires : conservation des rapports de diagnostics et des factures conformément aux exigences légales (par ex. archivage des documents pendant la durée légale), transmission d’informations aux autorités ou organismes publics lorsque la loi l’impose (par exemple, enregistrement obligatoire de certains diagnostics dans des bases de données officielles, réponses aux demandes légales des autorités).
• Amélioration de nos services : analyse interne des retours clients (le cas échéant), réalisation d’enquêtes de satisfaction ponctuelles, calcul de statistiques internes anonymisées pour améliorer nos offres, nos outils ou nos processus (dans le respect de la réglementation).
• Communication commerciale et fidélisation : information de nos clients fidèles sur l’évolution de la réglementation en diagnostic immobilier ou de nos prestations, envoi d’offres promotionnelles ciblées concernant des services analogues à ceux déjà fournis (sauf opposition de votre part). Important : nous ne réalisons pas de démarchage électronique sans consentement préalable des personnes concernées. Toute prospection par email (par exemple une newsletter d’information) ne sera envoyée qu’avec votre accord explicite, que vous pouvez retirer à tout moment.

Bases légales du traitement

Selon les finalités décrites ci-dessus, le traitement de vos données s’appuie sur différentes bases juridiques au sens du RGPD :

• Exécution d’un contrat : nécessaire à l’exécution du contrat ou des mesures précontractuelles prises à votre demande. Par exemple, traiter une demande de devis, planifier et réaliser un diagnostic, établir une facture relèvent de nos obligations contractuelles lorsque vous sollicitez nos services. Sans ces données, nous ne pourrions pas honorer notre prestation.
• Obligation légale : nécessaire au respect de nos obligations légales ou réglementaires. Par exemple, la loi peut nous imposer de conserver certaines données (factures pendant 10 ans, rapports de diagnostics pendant une durée réglementaire) ou de communiquer des informations à des autorités (administrations fiscales, régulateurs, etc.).
• Intérêt légitime : nous traitons certaines données pour des intérêts légitimes poursuivis par DIAGSPHERE, sans porter atteinte à vos droits et libertés. Cela comprend l’amélioration de nos services (par ex. suivi qualité) et la prospection commerciale auprès de notre clientèle existante (par ex. relancer un client pour l’informer de l’échéance de validité d’un diagnostic, proposer un nouveau service utile). Nous estimons que ces usages sont attendus et proportionnés, et vous avez la possibilité de vous y opposer à tout moment (voir Vos droits ci-dessous).
• Consentement : dans certains cas spécifiques, nous pouvons vous demander votre consentement pour traiter vos données, par exemple pour vous envoyer une newsletter d’information ou pour tout usage qui ne serait pas couvert par les bases légales ci-dessus. Lorsque le consentement est requis, vous êtes libre de le donner ou non, et pouvez le retirer ultérieurement aussi facilement que vous l’avez donné. Le retrait du consentement ne remet pas en cause la licéité des traitements effectués avant ce retrait. (À ce jour, nous ne pratiquons pas de traitements nécessitant un consentement autre que l’acceptation éventuelle des cookies non essentiels, etc.)

Destinataires des données

Vos données personnelles sont accessibles uniquement aux personnes et entités ayant besoin d’en connaître dans le cadre des finalités évoquées. Il s’agit :

• Le personnel habilité de DIAGSPHERE : les membres de notre équipe en charge de la relation client, de la planification des interventions, de la réalisation des diagnostics et du suivi administratif. Ceux-ci sont soumis à une obligation de confidentialité.
• Nos prestataires techniques et sous-traitants : DIAGSPHERE utilise des services externes pour l’assister dans la gestion de son activité. À ce titre, vos données peuvent être traitées par des prestataires spécialisés agissant pour notre compte et selon nos instructions, notamment :
  • Outil de gestion des rendez-vous, devis et paiements : nous utilisons une solution logicielle externe (ex. GestionDiag édité par SAS GestionDiag) pour la prise de rendez-vous en ligne, l’édition des devis, la planification et le suivi des missions de diagnostic immobilier. Ce prestataire peut avoir accès aux informations que vous fournissez lors de votre demande de devis ou de RDV (coordonnées, détails du bien, etc.) afin de permettre le fonctionnement de la plateforme. Ce traitement est réalisé dans le strict cadre de notre activité et le prestataire n’utilise pas vos données à d’autres fins.
  • Hébergement du site web et des données : notre site internet et nos bases de données sont hébergés sur des serveurs sécurisés (prestataire d’hébergement web) qui stockent vos données pour notre compte.
  • Prestataire de paiement : lorsque vous effectuez un paiement en ligne, celui-ci est opéré via une plateforme de paiement sécurisée (par exemple Tiime, Viva…). Ce prestataire traite vos données de paiement (numéro de carte bancaire, etc.) de manière sécurisée. DIAGSPHERE n’a pas accès à vos informations bancaires complètes : nous recevons uniquement une confirmation de paiement ou des données partielles nécessaires (ex. 4 derniers chiffres de la carte) et conservons à des fins comptables le reçu de transaction.
  • Maintenance, support technique, autres sous-traitants : de manière ponctuelle, nous pouvons faire appel à des prestataires informatiques ou autres consultants qui accéderont à certaines données strictement nécessaires pour effectuer la tâche qui leur est confiée (ex. maintenance du système informatique). Ces accès sont encadrés contractuellement et limités dans le temps.
• L’ensemble de nos sous-traitants sont liés contractuellement à DIAGSPHERE et tenus de protéger la confidentialité et la sécurité des données qui peuvent leur être communiquées. Ils ne peuvent en aucun cas utiliser vos informations à d’autres fins que la réalisation des prestations que nous leur confions, et conformément à nos instructions.
• Partenaires commerciaux éventuels : DIAGSPHERE ne partage pas vos données avec des tiers à des fins de marketing sans votre consentement. Si, dans le futur, nous concluons des partenariats (par ex. avec des agences immobilières ou d’autres professionnels complémentaires) nécessitant un échange de données, cela ne sera fait qu’avec votre accord explicite ou sur une base légale valable. À ce jour, aucun partage de ce type n’est en place.
• Autorités et organismes publics : si la loi nous y oblige, nous pouvons être amenés à divulguer certaines de vos informations aux autorités compétentes – par exemple en cas de contrôle fiscal, de litige, d’obligation réglementaire sectorielle (transmission de certains diagnostics à un organisme public) ou sur demande judiciaire. Dans chaque cas, nous nous assurons de la base légale de la requête et ne fournissons que les informations strictement requises.

Transfert hors Union européenne : Par principe, nous hébergeons et traitons vos données au sein de l’Union européenne, principalement en France. Nous nous interdisons de transférer vos données personnelles vers des pays situés en dehors de l’UE ou n’offrant pas un niveau de protection adéquat, sans mettre en place les garanties appropriées et vous en informer préalablement. Dans l’hypothèse où certains de nos prestataires seraient localisés hors UE ou utiliseraient des serveurs hors UE, nous veillerons à ce qu’ils adhèrent à des mécanismes juridiques reconnus comme assurant une protection suffisante (décision d’adéquation de la Commission européenne, clauses contractuelles types UE, certifications, etc.). Vous pouvez nous contacter pour en savoir plus à ce sujet.

Durées de conservation

Nous conservons vos données personnelles uniquement pour la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées, et en conformité avec les exigences légales. Les durées de conservation peuvent varier selon la nature des données et le contexte :

• Prospects (demandes de devis non suivies de commande) : si vous avez simplement sollicité un devis ou renseigné vos informations sans aboutir à une prestation, vos données pourront être conservées jusqu’à 3 ans à compter du dernier contact émanant de vous (dernier devis établi ou dernier échange). Cela permet de vous recontacter si vous souhaitez donner suite, tout en respectant la recommandation de la CNIL sur la conservation des données prospects (3 ans maximum sans interaction).
• Clients : si vous avez réalisé une prestation avec DIAGSPHERE, nous conservons vos données pendant toute la durée de la relation contractuelle, puis archivons les informations essentielles pendant 10 ans après la fin de la prestation ou du contrat. Cette durée se justifie par nos obligations légales (notamment en matière comptable et fiscale, voir ci-dessous) et éventuellement par la garantie décennale applicable à certains diagnostics immobiliers.
• Rapports de diagnostics immobiliers : ces documents peuvent contenir des données vous concernant (nom du propriétaire, adresse du bien, etc.). Nous sommes légalement tenus de les conserver pendant une certaine durée pour pouvoir justifier de nos interventions et permettre le suivi réglementaire. En général, les rapports sont archivés entre 5 et 10 ans selon le type de diagnostic et les obligations en vigueur. Par exemple, un rapport de DPE ou d’amiante pourra être conservé 10 ans. Passé la période légale, ils pourront être supprimés ou anonymisés.
• Données de facturation et comptabilité : toutes les pièces comptables (devis, factures, livres comptables) contenant éventuellement des données personnelles (nom, adresse sur une facture) sont conservées 10 ans à compter de leur date d’émission, conformément à l’article L123-22 du Code de commerce et aux obligations fiscales (documents devant être gardés 10 ans).
• Données techniques de connexion (logs) : les journaux de connexion et autres traces techniques sont conservés pour une durée de quelques mois à un an maximum, sauf obligation légale particulière, afin d’assurer la sécurité du site et de prévenir les fraudes. Par exemple, les adresses IP peuvent être stockées quelques mois dans nos logs sécurisés.
• Communications : si vous nous écrivez par email ou autre moyen, les échanges pertinents pourront être archivés pendant la durée nécessaire au suivi de votre demande, puis supprimés ou archivés en base intermédiaire au-delà d’un certain délai (par ex. 2 à 3 ans) si plus requis.

Au terme des durées indiquées ci-dessus, les données correspondantes sont soit supprimées de nos bases actives, soit anonymisées irréversiblement (pour conserver des statistiques non nominatives), soit archivées de manière sécurisée (lorsque la loi nous impose une conservation plus longue, ou pour la gestion de réclamations et contentieux pendant la durée de prescription légale).

Suspension ou suppression de compte : (Si applicable) Dans le cas où notre site permettrait la création d’un compte utilisateur, vous pouvez demander la suppression du compte à tout moment. En l’absence de demande, un compte inactif pourra être désactivé puis supprimé au bout d’un certain temps conformément à la politique ci-dessus. (NB : Actuellement notre site ne propose pas d’espace compte personnel pour les clients.)

Vos droits

Conformément à la réglementation applicable, et dans les conditions prévues par celle-ci, vous disposez des droits suivants sur vos données personnelles :

• Droit d’accès – Vous pouvez obtenir la confirmation que nous détenons des données personnelles vous concernant et demander une copie de ces données, ainsi que des informations sur les finalités du traitement et les catégories de données traitées.
• Droit de rectification – Vous pouvez demander la correction ou la mise à jour des données personnelles inexactes ou incomplètes vous concernant afin qu’elles soient exactes et à jour.
• Droit à l’effacement (droit à l’oubli) – Vous pouvez, dans certains cas, demander la suppression de vos données personnelles, par exemple si elles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées, ou si vous retirez votre consentement (pour les traitements fondés sur le consentement). Attention : ce droit n’est pas absolu – nous pourrons conserver certaines données si la loi nous y oblige ou pour exercer ou défendre des droits en justice (par ex. nous ne pouvons pas effacer des factures avant le délai légal de conservation).
• Droit à la limitation – Vous pouvez nous demander de suspendre temporairement le traitement de certaines de vos données (sans les effacer) dans certaines situations prévues par le RGPD – par exemple si vous contestez l’exactitude des données ou en cas de traitement illicite – le temps d’examiner votre demande.
• Droit d’opposition – Vous pouvez vous opposer à tout moment pour des raisons tenant à votre situation particulière à ce que nous traitions vos données lorsque le traitement est fondé sur notre intérêt légitime. En pratique, cela concerne surtout l’opposition à la prospection commerciale : vous pouvez par exemple refuser de recevoir nos communications d’information/offres (chaque email envoyé comportera un lien de désinscription). En cas d’opposition, nous cesserons le traitement concerné sauf motif impérieux légitime justifiant sa poursuite (rare en pratique) ou obligation légale.
• Droit à la portabilité – Pour les données que vous nous avez fournies directement et qui sont traitées de manière automatisée sur la base de votre consentement ou d’un contrat, vous pouvez demander à recevoir ces données dans un format électronique structuré, couramment utilisé et lisible par machine, afin de pouvoir les transmettre à un autre responsable de traitement si vous le souhaitez. Ce droit s’applique dans les conditions de l’article 20 du RGPD.
• Droit de retirer votre consentement – Pour les traitements basés sur votre consentement, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment. Par exemple, si vous vous étiez inscrit à une newsletter, vous pouvez vous désabonner et nous ne traiterons plus vos données pour cette finalité. Le retrait n’a pas d’effet rétroactif sur la licéité des traitements passés.
• Droit de donner des directives post-mortem – Conformément à la loi française, vous avez la possibilité de définir des directives relatives au sort de vos données personnelles après votre décès (conservation, effacement, communication). Vous pouvez nous communiquer vos instructions spécifiques ou enregistrer une directive générale auprès d’un tiers de confiance certifié par la CNIL. Ces directives, modifiables ou révocables à tout moment, seront respectées en cas de décès. À défaut, vos héritiers peuvent exercer certains droits (notamment le droit d’accès) pour organiser la gestion de votre patrimoine numérique.

Exercice de vos droits : Vous pouvez exercer vos droits à tout moment en nous adressant une demande claire et précise à l’adresse email contact@diagsphere.fr ou par courrier postal à DIAGSPHERE, 16 Passage d’Escoville, 14000 Caen, France. Pour des raisons de sécurité et afin d’éviter les divulgations non autorisées, toute demande d’exercice de droit devra être accompagnée d’un justificatif d’identité (par exemple, copie d’une pièce d’identité valide) afin que nous puissions vérifier que la demande émane bien de la personne concernée. Nous nous efforcerons de répondre dans les meilleurs délais, et en tout état de cause dans le délai légal d’un mois (pouvant être prolongé de deux mois pour les demandes complexes, auquel cas nous vous informerons).

Ces droits s’exercent sans frais (sauf abus manifestes, auquel cas un léger frais administratif pourrait être facturé selon la réglementation). Notez que l’exercice de certains droits peut nous empêcher de fournir certains services – par exemple, si vous demandez l’effacement de toutes vos données alors que vous avez encore des diagnostics en cours, nous ne pourrons plus exécuter ces prestations. Nous vous informerons si c’est le cas.

Si vous avez la moindre difficulté ou question relative à vos données, nous vous invitons à prendre contact avec nous en premier lieu afin que nous trouvions une solution satisfaisante.

Sécurité des données

DIAGSPHERE accorde une importance particulière à la sécurité de vos données personnelles. Nous mettons en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir un niveau de sécurité adapté aux risques, afin de protéger vos informations contre toute perte, accès non autorisé, divulgation ou altération. Cela inclut par exemple :

• Le stockage de vos données sur des serveurs sécurisés, protégés par des pare-feu et autres dispositifs de sécurité (mises à jour régulières, antivirus, surveillance des accès).
• Le chiffrement des échanges lorsque c’est possible : notre site intègre un certificat SSL/TLS assurant que les données transmises entre votre navigateur et notre site sont chiffrées (HTTPS). De même, nos prestataires de paiement utilisent un chiffrement robuste des données bancaires (norme PCI-DSS).
• La restriction des accès aux données : seuls les collaborateurs et prestataires autorisés, tenus à confidentialité, peuvent accéder aux informations nécessaires à leurs missions. Chaque accès fait l’objet d’une authentification et est consigné.
• Des procédures internes de gestion des incidents : en cas de suspicion de violation de données, nous agissons rapidement pour identifier l’origine du problème, y remédier et atténuer les effets. Si malgré toutes nos précautions un incident portant atteinte à vos données personnelles devait se produire (ex. accès frauduleux, perte ou divulgation non intentionnelle), nous vous en informerions dans les meilleurs délais ainsi que l’autorité compétente (CNIL) lorsque la loi l’exige.

Nous vous rappelons que vous avez également un rôle à jouer dans la protection de vos données. Par exemple, si vous communiquez avec nous par email, assurez-vous d’utiliser une adresse électronique sécurisée et d’éviter de transmettre des informations sensibles non sollicitées. De manière générale, DIAGSPHERE ne vous demandera jamais des informations personnelles sensibles par un canal non sécurisé (comme les identifiants de carte bancaire par email non chiffré). N’hésitez pas à nous signaler toute suspicion de fraude ou d’usurpation de vos données.

Contact

Pour toute question, demande d’information supplémentaire ou réclamation relative à cette politique de confidentialité ou plus généralement à l’usage de vos données personnelles, vous pouvez nous contacter :

• Par email : contact@diagsphere.fr
• Par courrier : DIAGSPHERE – Service Données Personnelles, 16 Passage d’Escoville, 14000 Caen, France
• Par téléphone : 02 55 99 55 94 (du lundi au vendredi, 8h-19h et le samedi, 8h-12h) – demandez le responsable de la protection des données.

Nous serons ravis de vous assister et de répondre à vos questions dans les meilleurs délais.

Cette politique de confidentialité est applicable à compter du 16/09/2025. DIAGSPHERE se réserve le droit de la modifier ultérieurement pour refléter les changements dans nos pratiques ou dans la réglementation. Nous vous notifierons en cas de modification substantielle affectant vos droits.